Шесть секретов управления рабочим временем


Шесть секретов управления рабочим временем

Эффективная работа любой организации предполагает в первую очередь рациональное использование рабочего времени.

Время – это дефицитный и невосполнимый ресурс. Время необратимо, его нельзя накопить, передать, оно проходит безвозвратно. Поэтому любой работник, желающий улучшить свою работу, должен периодически анализировать уровень использования и потери рабочего времени.

Первый секрет и основной: это планирование.

В практике управленческой деятельности принято считать, что десятиминутная подготовка рабочего дня обеспечивает до двух часов экономии рабочего времени. При этом для руководителя необходимо учитывать правило 60:40 – планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, так как 40% должно быть зарезервировано для неожиданных дел, посетителей, телефонных разговоров и т. п.

При планировании времени необходимо составить перечень работ на день (неделю, месяц), установить приоритет (последовательность) и примерный срок выполнения работы.

Одной из основных проблем планирования рабочего времени является установление приоритетов в решении ежедневных задач. Для этого воспользуемся законом Парето. Применительно к управленческой деятельности он гласит следующее: в процессе работы за первые 20% времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Если говорить о дневном цикле, то утреннее время – самое продуктивное, поэтому не следует браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела. Вначале дня лучше приниматься за жизненно важные и сложные вопросы, а уж потом – за многочисленные второстепенные.

На эффективность использования рабочего времени большое влияние оказывает самочувствие и работоспособность сотрудников.

На основании многолетних исследований биоритмов человека пришли к выводу, что в течение рабочего дня подъем работоспособности наблюдается в 11-12, 16-17 часов, а спад происходит в 9-10, 14-15, 18-19 часов. Отсюда вывод: часы подъема работоспособности необходимо использовать для важной и сложной работы, а часы спада – для рутинной, однообразной работы, например, контроль за ходом работы подчиненных.

Характерное изменение работоспособности также наблюдается в течение недели. Так, в понедельник человек проходит стадию врабатывания, во вторник, среду и четверг проявляется наиболее устойчивая работоспособность, в пятницу она снижается и может развиться утомление. При планировании работы эти данные следует учитывать, например, в понедельник и пятницу по возможности не назначать совещания, от которых зависит принятие принципиальных решений, не назначать деловые встречи.

На самочувствие и работоспособность людей также влияет цветовой климат. Так, согласно наблюдениям психологов, самый утомляющий цвет – фиолетовый. Голубой оказывает успокаивающее действие, зеленый повышает работоспособность. При подборе цветов необходимо обращать внимание на характер освещения. При люминесцентном освещении сине-зеленые и желто-зеленые цвета становятся излишне резкими. При освещении лампами накаливания серый, голубой и зеленый тускнеют, а оранжевый, желтый и красный – воспринимаются как более яркие. Поэтому важно найти такой гармоничный набор окружающих расцветок, которые, не утомляя глаз, создавали бы хорошее настроение и делали более привлекательным и успешным повседневный труд сотрудников.

Секрет второй: избавьтесь от пожирателей времени.

Составьте список, в который запишите все, что делали в течение дня – разговоры по телефону, поиск потерявшихся предметов и вещей, просмотр телевизора, разглядывание фотографий в социальных сетях и т.д.

Просмотрите этот список. Будьте справедливы и самокритичны. Определите то, что из этого списка помогло вам в работе, а что отняло драгоценное время. Напишите напротив каждого из этих дел – что вы можете сделать, чтобы этот пожиратель времени больше не мешал вам.

Секрет третий: решайте все проблемы вовремя.

Соблазн что-то «сделать завтра» всегда очень велик. Для того, чтобы было легче, возьмите себе за правило делать самые неприятные дела в начале, а потом приступайте к более приятным.

Такой подход называется «проглотить лягушку». Лягушкой назвали неприятные дела. Необходимо каждый день планировать себе по одному такому делу. Выполнив его с утра, вы обеспечиваете себе прекрасное настроение и бодрость духа на весь день. Иначе несделанное неприятное дело весит над вашей головой как дамоклов меч и мешает сосредоточиться на других, более приятных, делах.

Секрет четвертый: откажитесь от перфекционизма.

Не надо бесконечно все доводить до совершенства. Я не призываю к небрежности, однако стоит соблюдать определенный баланс между качеством выполненной работы и временем, затраченным на ее выполнение.

Секрет пятый: поощряйте себя за выполнение плана.

Лидеры умеют планировать не только работу, но и отдых. В списке их дел всегда есть место и для семейного ужина, и для похода с детьми в кино, и для посещения театра со своей второй половинкой, и время для себя лично.

Как только начнете планировать свое время, вы увидите, что найти время для того, чтобы заняться собой или организовать мероприятия личного характера станет проще. Просто – внесите это дело в план на месяц.

Секрет шестой: регулярно вводите новые привычки.

У каждого из нас есть что-то, что откладывается в долгий ящик и не находит своей реализации. Запланируйте то, о чем давно мечтали и зафиксируйте сроки выполнения. Когда мы поставлены в жесткие рамки, то не задумываемся, как все успевать. Мы просто собираемся и начинаем действовать быстро и рационально, а потом это входит в привычку. Решите, когда и сколько времени вы готовы выделить на новое занятие и начинайте уделять ровно столько времени и ровно тогда, когда запланировали. Отговорки и переносы не принимаются, все остальные дела на этот период откладываются. Соберитесь и неукоснительно следуйте этому правилу в течение 3-4 недель (21 день – период выработки условного рефлекса в коре головного мозга). Тогда это занятие обязательно превратится в привычку, и время на него будет всегда находиться как по мановению волшебной палочки. А на следующий месяц запланируйте что-нибудь новое!

Автор Наталия Погорелая

Помогите проекту - поделитесь статьей в соц.сетях! Спасибо! 🙂
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Читайте также

Оставьте комментарий