О важности планирования или Как мы составляем «списки дел»

Наша жизнь испещрена множеством поставленных перед нами задач. Это рутинные, повседневные обязательства, а также задачи, направленные на исполнение желаний, воплощение той или иной мечты.

Чтобы не потеряться в хаосе, мы  планируем, организовываем и структурируем свою ежедневную работу. Простейшим вариантом последнего есть составление «списков дел», с целью создания целостной плановой картины.

На самом деле, не многие составляют подобные списки. Проматывается время принятием безуспешных решений относительного того, за что взяться и с чего следует начать. Хаос порождает эмоциональное напряжение, влекущее угрызения совести из-за бездеятельности.

Планировать свою деятельность нас не учили в школах, вузах. Планы курсовых, дипломных работ, рефератов или же отчетов, зачастую, составляются постфактум, после написания основной их части. Такой план воспринимается как обязательная часть оформления научной доработки и не более того.

Составление «списка дел» –  базовый инструмент управления собственным временем. В тайм-менеджменте существует золотое правило – правило 6П: «Правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели». Поэтому планировать и думать следует на бумаге. Это своего рода карта, помогающая не сбиться с пути. Составление же списков дел, увеличивает продуктивность на 25%.

В то же время, постановка задач – дело нехитрое. Ставить задачи умеют все, лишь только делает это каждый по своему, и далеко не все поставленные задачи реализуются. Некоторые выполняются, некоторые остаются за гранью реальности, независимо от обстоятельств.

Предлагаю разобраться, что же тут не так?

Подумайте, чем отличаются эти две задачи:

         – поужинать;

         – выучить английский.

         Что легче реализовать? Почему? Как вы узнаете о том, что получили желаемое?

Начнем с того, что задача должна быть конкретной и четкой. Если она порождает тревогу, – вы исчерпаете практически весь ресурс не на ее выполнение, а на успокоение и составление путей для уклонения от таковой.

Поэтому всякую тяжелую задачу следует разбивать на подзадачи до тех пор, пока меньшие «задачки» не будут казаться простыми и легкими для выполнения. К тому же, должно быть четкое понимание того, что работа выполнена, то есть результат должен быть измерим.

Что означает выучить английский? На каком уровне следует общаться и какое количество слов необходимо знать, чтобы утверждать о владении иностранным языком? Постановка такой цели, на самом деле, неэффективна из-за своей абстрактности и неконкретности. С чего следует начать и что делать? Как узнать о достижении желаемого?..

Такую цель следует тщательно структурировать и детализировать конкретными задачами. Если разбирать упомянутый пример, то, для начала, следует определить желаемый уровень знания английского языка. Предположим, наш начальный уровень – Intermediate (B1). Таким образом, мы сужаем задачу и делаем ее более конкретной.

Но и этого не достаточно. Далее следует разбивать основную задачу на еще более мелкие: ежедневно запоминать 20 новых слов; по вторниках и субботах разбирать по одной серии англоязычного сериала с субтитрами и т.д. Чем конкретнее будет задача, тем быстрее и проще ее можно будет реализовать.

Устанавливайте своим задачам сроки исполнения. Это мотивирующий фактор деятельности. Если вам нужно поужинать, – вы понимаете, что вам хватит 20-30 минут, а сделать это следует до 19.00.

А до скольких часов вы должны изучать английский? Наш мозг, не чувствуя временных ограничений, будет выполнять задачу с проволочкой. Мозговые процессы построены таким образом, что мозг приложит больше усилий для реализации поставленной задачи, когда воспримет ее как реальную.

Если вам 48 лет и вы никогда не занимались спортом, но при этом решили стать чемпионом по боксу, то, думаю, такая цель, в связи с ее объективной нереалистичностью, непременно претерпит фиаско. Задачи должны учитывать наши возможности.

Сравним два примера задач:

– пробежать 2 км;

– развить экстрасенсорные способности.

Какая из этих двух более реальная? На реализацию чего наш мозг приложит больше усилий?

Основная задача планирования – обеспечить кругозор и структурирование всех факторов, всей входящей информации. Разбивка же на подзадачи есть важным условием достижения глобальных целей.

Поставленные цели должны отвечать таким критериям: конкретность, измеримость, реалистичность, актуальность, привязка к срокам выполнения.

К нечетким и малоэффективным задачам можно отнести такие: похудеть, заработать много денег, мотивировать персонал, повысить уровень продаж. Все они слишком обобщены для реализации себя. Лишь после конкретизации они способны привести к ожидаемым результатам.

Если вы никогда не составляли «список дел» – сделайте это сегодня. Он непременно улучшит продуктивность работы. Планируйте на день, на неделю, на месяц. Планируйте вечером то, что должны сделать на следующий день.

Планируйте от большего до малого, от продолжительного до быстротечного, от целей в жизни до планов на день. Планы оберегают нас от хаоса. А человек, имеющий цель и план ее достижения, всегда найдет возможность добиться желаемого.

Автор Татьяна Завада